Escritórios de contabilidade são conhecidos por armazenarem informações importantes sobre seus clientes.
Dados sobre contabilidade, notas fiscais e toda a parte financeira do cliente passam pelo contador.
De antemão, os escritórios estão buscando maneiras de estarem sempre ligados às mudanças importantes que esse segmento enfrenta.
Como por exemplo no cenário da própria venda de serviços de contabilidade.
É necessário armazenar de forma adequada todas as documentações ligadas aos clientes. Investir em segurança de dados pode ser um meio para a proteção desses documentos.
O que é LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD ou ainda Lei nº 13.709, é uma legislação brasileira responsável por estabelecer regras sobre a proteção de dados pessoais.
Sejam eles, colaboradores, empresas terceirizadas, fornecedores ou clientes, o objetivo principal é aumentar a proteção privativa de todos os envolvidos controlando suas informações.
Isso sendo as mais diversas, como ações de marketing de mídia paga até o pagamento de mercadorias em sites online.
A LGPD é destinada para pessoas físicas que tratam dados de teor pessoal, acadêmicos, artistas ou jornalistas.
Ou qualquer situação em que as informações precisam ser anônimas, que é o caso de segurança pública ou estatal, defesa nacional e ainda investigações criminais.
Contudo, é determinado em lei que todos os dados pessoais, sejam eles, nome, gênero, estado civil, salário e documentos em geral só podem ser coletados se autorizados pelo dono.
Em agosto de 2018 foi sancionada a LGPD, sendo aprovada pelo presidente da república em 2019, através da Autoridade Nacional de Proteção de Dados -ANPD, que é responsável por garantir todo o cumprimento da lei que entrou em vigor em agosto de 2020.
Como a LGPD impacta nos escritórios de contabilidade?
Os impactos em escritórios acabam sendo diretos, uma vez que as empresas armazenam informações importantes sobre seus clientes.
Entretanto, é preciso adotar mudanças para garantir que a lei de proteção de dados seja cumprida da maneira correta.
Para alinhar a empresa dentro das normas, é possível utilizar um CRM de vendas já adequado com essa legislação.
O não cumprimento das definições da LGPD, podem impactar em graves consequências para os escritórios de contabilidade.
A Lei determina multas com valores significativos que podem ser de 2% sobre todo o faturamento anual, chegando a R$50 milhões por cada infração.
Em casos mais graves pode ser gerado multas diárias onde a soma ultrapassa o valor limite.
Comunicados e advertências também são utilizados a fim de garantir que as práticas estão sendo seguidas.
Além da LGPD os escritórios de contabilidade podem adotar a ISO 27001, que também garante a segurança de todas as informações.
A ISO 27001, é reconhecida por apresentar métodos determinados para a eliminação dos riscos, através de um plano de ação e monitoramentos adequados para um sistema eficiente, se tornando uma segurança complementar junto à LGPD.
Como preparar os escritórios de contabilidade com a LGPD
É possível que ainda existam dúvidas de como preparar os escritórios com a LGPD. Dica de sistemas, gestão empresarial e equipes.
Algumas dicas podem ser importantes quanto à preparação com a LGPD.
Mapeie e prepare os dados
Antes de mais nada é preciso mapear os dados armazenados na empresa. Identifique as bases legais para o seu negócio e não se esqueça de revisar a Lei.
Defina um encarregado de dados
De acordo com a Lei, a empresa precisa nomear um encarregado para controlar os dados entre os titulares e a ANDP.
Crie um programa de privacidade de dados
Esse programa deve também atender aos termos previstos em lei:
- Cronograma de retenção de dados;
- Política de segurança, privacidade, classificação e retenção dos dados;
- Código de conduta;
- Aviso de privacidade e treinamentos contínuos em privacidade.
Desenvolva a governança de dados
Crie procedimentos que emitam respostas em forma de notificações para casos de violação ou registro dos dados.
Durante o processo de adequação, busque seguir essas medidas da forma mais correta possível.
Só assim o escritório de contabilidade estará preparado para seguir as definições da LGPD, priorizando a proteção e a gestão de dados.
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Autora: Paula Moraes
